SSJデータアーカイブでは、データの提供から再利用までの各フェーズに応じたポリシーを定めています。

データの提供と選定

SSJデータアーカイブは、「対話の基盤となる共通土台の構築　オープンサイエンスの実現」をコンセプトに、社会科学の実証研究において主導的な役割を果たしていきます。

来歴と真正性/ワークフロー

ワークフローはOAISモデルに基づいて設計され、データ受付から提供までを網羅的にカバーしています。原データおよび全ての主要/軽微な変更は、SSJDA Directの詳細な操作マニュアルに基づき、システム手動で文書化され内部に保存されます。データキュレーションの進捗は、データアーカイブ管理者によって管理され、異なる専門性を持つ複数のスタッフが関与します。

最終的なデータ提供に当たっては、内部での承認、およびデータ提供者による確認が必要です。現在、SSJデータアーカイブではデータの真正性担保のため、バージョン管理システムの導入を検討中です。

品質保証

SSJデータアーカイブでは、データキュレーション中に品質管理チェックを実施しています。品質管理チェックには記述統計量の検証や変数/値ラベルの割り当てが含まれ、値の不一致があった場合は付属のReadmeファイルに記載されます。品質管理チェックの結果、二次利用に適さないと判断されたデータは公開を差し控える場合があります。

2021年以降、SSJデータアーカイブはDDIコードブックに基づくメタデータ標準を導入しています。また、ユーザーからの問い合わせや満足度調査を通じて、品質に関するフィードバックを収集しています。

長期保存

SSJデータアーカイブが負う責任は「個票データ取扱契約書」に定義されており、データ提供者によるデータ提供期間更新及び管理委任を含んでいます。文書化された覚書は保管、復旧、データ形式、移行を規定しています。マイグレーションも実施しており、必要に応じて媒体の更新やファイル形式の更新（例：Stata形式の追加）を実施しています。現在、SSJデータアーカイブでは、サービスが停止する不測の事態に備えるため、事業継続計画を含む保存方針の策定に着手しています。

発見と識別

SSJDA Directは、メタデータおよび関連出版物の検索・閲覧機能を提供しています。利用者はSSJDA Directの記述を参照し、データを正しく引用することが求められます。2020年以降、SSJデータアーカイブはJaLCの正会員となっており、将来的に全レコードにDOIを付与する予定です。SSJDA Directが保有するメタデータは、OAI-PMH経由でのハーベスティングが可能です。SSJDA Data Analysisは、適切なデータを発見するためのオンライン分析機能を提供しています。

再利用

SSJデータアーカイブでは、データの再利用性を考慮し、データを複数の形式で提供しています。設立当初はSPSSおよびテキスト形式の2つを提供しており、2020年以降はStata形式を追加しています。また、データをオリジナルの形式でも保持しており、陳腐化を軽減するためオープンでノンプロプライエタリなCSV形式を採用しています。また、メタデータの形式としては、国際的に相互運用可能なDDI-Codebookとその統制語彙を使用しています。さらに、より広範なコミュニティ向けにメタデータの英語翻訳を進めています。